Peut-on retenir des frais sur la caution avec un simple devis ?

Oui, la Cour de cassation autorise l’usage d’un simple devis pour justifier les retenues, sans obligation de réaliser les travaux.

Quel est le délai pour restituer le dépôt de garantie ?

Le délai est de 1 mois si l’état des lieux de sortie est conforme, et de 2 mois s’il y a des dégradations.

Peut-on garder une part de la caution pour les charges ?

Oui, en copropriété, le bailleur peut conserver jusqu’à 20 % du dépôt de garantie en attente du décompte annuel.

Retenue Dépôt de Garantie : Devis ou Facture en 2026 ?

La gestion de la fin d'un bail locatif soulève souvent des questions délicates, notamment en cas de dégradations.

Face aux litiges, une question revient constamment chez les propriétaires indépendants : pour effectuer une retenue sur dépôt de garantie, un devis ou une facture est-il obligatoire en 2026 ?

Entre les attentes du locataire et vos droits de propriétaire bailleur, la législation fixe un cadre précis pour éviter les malentendus. Voici un point complet.

Retenue sur dépôt de garantie : devis ou facture obligatoire ?

Lorsqu'un locataire quitte votre logement et que des dégradations lui sont imputables, vous pouvez déduire du dépôt de garantie les sommes nécessaires aux réparations.

Mais quel type de document devez-vous fournir pour justifier cette retenue ? Faut-il obligatoirement présenter une facture acquittée prouvant que les travaux ont été réalisés et payés, ou un simple devis d'artisan suffit-il ?

Le principe légal : un simple devis suffit

En 2026, la règle reste claire et constante : un simple devis suffit pour justifier la retenue sur le dépôt de garantie.

Vous n'avez pas l'obligation de faire réaliser les travaux pour pouvoir légitimement retenir la somme correspondante.

Cette règle repose sur un principe établi par la jurisprudence de la Cour de cassation, qui a confirmé à de nombreuses reprises qu'un devis constitue un justificatif parfaitement valable aux yeux de la loi.

Les arrêts du 3 avril 2001 (n° 99-13668) et du 2 octobre 2007 (n° 06-18142) de la troisième chambre civile de la Cour de cassation réaffirment qu'un bailleur est en droit d'opérer une retenue sur la base d'un devis sérieux, même si aucune suite n'est donnée à ce devis.

Pourquoi les travaux ne sont-ils pas obligatoires ?

Le dépôt de garantie a pour but de réparer le préjudice subi par le propriétaire du fait des dégradations locatives commises par le locataire durant son occupation.

Le départ d'un locataire qui laisse un bien détérioré entraîne une dépréciation de la valeur du logement ou de son potentiel locatif. Les dommages et intérêts que vous retenez visent à compenser cette perte de valeur.

Que vous choisissiez d'utiliser cette indemnisation pour payer immédiatement un artisan, pour réaliser les travaux vous-même plus tard, ou même pour laisser le logement en l'état (par exemple si le préjudice est purement esthétique), cela relève de votre choix de gestion.

La Cour de cassation a réitéré que l'indemnisation du préjudice subi n'est pas subordonnée à l'exécution effective des réparations.

Les limites : des devis réalistes et proportionnés

Néanmoins, vous devez rester vigilant quant au montant du devis proposé. S'il est vrai qu'un devis suffit, il ne vous donne pas pour autant le droit d'appliquer des tarifs arbitraires ou disproportionnés.

Le juge conserve toujours le pouvoir d'analyser le document et de rejeter ou de réduire la retenue s'il estime que le devis est manifestement excessif par rapport aux dégradations réelles.

Ainsi, la Cour d'appel de Rouen, dans une décision du 18 juillet 2002 (n° 01/00887), a rappelé que les tribunaux ne sont pas liés par le devis produit par le bailleur si son montant paraît démesuré.

Le cas de l'auto-rénovation par le propriétaire

Dans le cas où vous préféreriez réaliser les travaux vous-même pour économiser sur la main-d'œuvre, la règle change.

Vous ne pouvez retenir que le coût d'achat des matériaux nécessaires, sur présentation de vos tickets de caisse ou factures d'achat.

Vous ne pouvez pas facturer votre propre temps de travail, vos déplacements ou un tarif horaire personnel, car vous n'êtes pas une entreprise habilitée à émettre un devis de prestations de services.

Le recours à un professionnel pour l'établissement d'un devis détaillé reste donc la solution la plus sûre pour préserver vos intérêts et justifier vos retenues de manière incontestable.

Justificatifs et EDLE/EDLS pour éviter les litiges

Le cœur de toute retenue légale réside dans la preuve des dégradations.

Pour pouvoir légitimement imputer des frais de remise en état à votre locataire sortant, vous devez réunir trois conditions fondamentales :

Un état des lieux d'entrée et un état des lieux de sortie signés par les deux parties.
Des dégradations constatées par la comparaison directe de ces deux documents.
Des justificatifs précis et détaillés pour chiffrer les réparations.

La comparaison des états des lieux

L'état des lieux d'entrée (EDLE) et l'état des lieux de sortie (EDLS) constituent les pièces maîtresses du dossier. C'est leur comparaison rigoureuse qui va matérialiser les dégâts imputables au locataire.

Si un problème ou une dégradation n'est pas explicitement mentionné dans l'état des lieux de sortie, vous ne pourrez sous aucun prétexte effectuer de retenue financière pour ce motif. Cela s'applique même si vous découvrez le problème quelques jours après le départ du locataire.

À l'inverse, si aucun état des lieux d'entrée n'a été réalisé par négligence des deux parties, la loi considère que le locataire a reçu le logement en bon état de réparations locatives. Il est donc présumé le rendre dans le même état, sauf preuve contraire.

Pour éviter toute contestation, la rédaction de ces documents doit être la plus précise possible. L'utilisation de photographies datées et signées, annexées aux états des lieux, est fortement recommandée pour illustrer l'état exact du logement.

Différencier l'usure normale de la dégradation

Il est également essentiel de faire la distinction entre les dégradations causées par le locataire et l'usure normale du logement, souvent appelée vétusté.

Tout ce qui relève du vieillissement naturel des matériaux, de l'usage normal du temps, d'un vice de construction ou d'une malfaçon structurelle reste à votre charge exclusive en tant que propriétaire.

Par exemple, des peintures qui s'écaillent avec le temps ou des murs jaunis de manière uniforme sont des manifestations de la vétusté normale.

En revanche, des trous non rebouchés dans les cloisons, des portes enfoncées, des vitres brisées, des brûlures sur les plans de travail ou des parquets profondément rayés constituent des dégradations caractérisées imputables au locataire.

Conseil de gestion locative

Utilisez toujours une grille de vétusté officielle ou notre simulateur de vétusté gratuit pour déterminer la quote-part restant à la charge du locataire. Cela élimine la subjectivité lors de l'état des lieux et prévient la majorité des conflits.

Simuler la vétusté

Situation de dégradation	Type de justificatif accepté	Obligation de réaliser les travaux ?
Réparation par professionnel	Devis détaillé d'artisan ou facture	Non, l'indemnisation est due dès la preuve du préjudice
Réparation par le bailleur	Factures ou tickets d'achat des matériaux	Oui, seul le matériel est déductible (main-d'œuvre exclue)
Usure normale (vétusté)	Aucun justificatif accepté	Non applicable (à la charge du propriétaire)

Comment réagir en cas de désaccord sur l'état des lieux ?

Si l'établissement d'un état des lieux amiable est impossible (en cas de refus de signer de la part du locataire ou d'absence injustifiée), vous devez faire appel à un commissaire de justice.

Celui-ci réalisera un constat locatif dont les conclusions s'imposeront de manière incontestable aux deux parties. Les frais liés à l'intervention du commissaire de justice sont alors partagés par moitié entre vous et le locataire.

Enfin, n'oubliez pas que le locataire a le droit de contester les sommes que vous retenez s'il les estime injustifiées. Il peut vous proposer des devis alternatifs d'artisans concurrents présentant des tarifs moins élevés.

Le dialogue et la transparence, appuyés sur des justificatifs solides, restent vos meilleurs alliés pour clore la location de manière sereine.

Délais de restitution, pénalités et provision de 20% sur charges

La loi encadre de façon très stricte le calendrier de restitution du dépôt de garantie afin de protéger les locataires contre les rétentions abusives, tout en vous accordant le temps nécessaire pour estimer les dégâts.

Les délais légaux de restitution (1 ou 2 mois)

Le délai maximal dont vous disposez pour restituer la somme dépend directement de la conformité de l'état des lieux de sortie :

Si l'état des lieux de sortie est conforme à l'état d'entrée, le délai de restitution est de un mois au maximum.
Si l'état des lieux de sortie fait apparaître des dégradations non conformes, ce délai est étendu à deux mois au maximum.

Ce délai commence à courir le jour même de la remise des clés par le locataire sortant. C'est au moment de cette remise de clés que le locataire doit vous communiquer ses nouvelles coordonnées ainsi que ses coordonnées bancaires.

Pénalités de retard : une sanction de 10% par mois

En cas de dépassement de ces délais légaux, la loi prévoit des sanctions financières automatiques à l'encontre du propriétaire bailleur.

Le montant du dépôt de garantie restant dû au locataire est alors majoré d'une somme égale à 10 % du loyer mensuel en principal (hors charges) pour chaque mois de retard commencé.

Cette pénalité de retard est particulièrement rigoureuse. Si vous tardez de quelques jours seulement à restituer le dépôt de garantie après l'expiration du délai légal, un mois complet de pénalité de 10 % du loyer s'applique de plein droit.

Notez toutefois que cette pénalité n'est pas applicable si le retard est imputable au locataire (par exemple s'il a négligé de vous transmettre sa nouvelle adresse).

La provision de 20% pour charges en copropriété

Une règle spécifique s'applique lorsque le logement loué est situé au sein d'une copropriété.

En tant que bailleur, vous ne disposez généralement pas du décompte annuel définitif des charges de l'immeuble au moment du départ de votre locataire. Pour pallier cette difficulté, la loi vous autorise à conserver une provision sur le dépôt de garantie en attente de l'arrêté annuel des comptes de la copropriété.

Cette provision ne peut pas dépasser un maximum de 20 % du montant initial du dépôt de garantie.

Une fois que les comptes de l'immeuble sont définitivement approuvés par l'assemblée générale des copropriétaires, vous disposez d'un délai de un mois pour procéder à la régularisation définitive des charges et restituer le solde éventuel à votre ancien locataire.

Si vous préférez simplifier vos démarches, la loi vous permet également de convenir d'un commun accord avec le locataire de solder immédiatement et définitivement l'ensemble des comptes sans attendre l'arrêté annuel de la copropriété.

Que faire en cas de litige persistant ?

En cas de désaccord persistant, le locataire doit d'abord vous adresser une lettre de mise en demeure par courrier recommandé.

Si cette démarche reste infructueuse, et pour tout litige portant sur une somme inférieure à 5 000 euros, il est obligatoire d'engager une procédure de conciliation amiable gratuite (conciliateur de justice, commission départementale de conciliation) avant de pouvoir saisir le tribunal.

En cas d'échec de la conciliation, le litige peut être porté devant le juge des contentieux de la protection du tribunal dont dépend le logement, dans un délai de trois ans.

Pour sécuriser vos démarches, simplifier la comparaison de vos états des lieux et calculer automatiquement vos délais ainsi que les éventuelles retenues sur charges, l'utilisation d'un outil de gestion locative spécialisé est la solution idéale pour louer l'esprit tranquille.

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Retenue sur dépôt de garantie : devis ou facture obligatoire en 2026 ?